Em primeiro lugar, importa referir que, o arquivo da AEESEIG não possui qualquer plano de classificação.
No que se refere ao presente trabalho, este irá incidir na caracterização de um sub-fundo, designado por: sub-fundo ESEIG-VC 1991-2001. No entanto, o nosso compreende somente as datas extremas de 1999 a 2001.
Todo o sistema de avaliação documental é gerido e sustentado em grande parte no recurso à teoria das três idades dos documentos de arquivo, segundo a qual os documentos produzidos ou recebidos por um organismo [neste caso, a AEESEIG] no decurso das suas actividades estão sujeitoS a um ciclo de vida constituído por três fases sucessivas, ao longo dos quais o seu valor se transforma. Desta forma, segue-se a explicitação das mesmas [a]):
1. A Fase activa [o chamado arquivo corrente] – onde os documentos são usados de uma forma plena e regular para o cumprimento das actividades que justificaram a sua produção.
2. A Fase semi-activa [o arquivo intermédio] – onde a documentação não sendo já objecto de uso corrente, os documentos continuam a ser esporadicamente utilizados pelo organismo produtor.
3. A Fase inactiva [o arquivo definitivo] – os documentos já não são úteis ao organismo produtor, tendo sido cumpridos todos os objectivos que originaram a sua produção. Estes documentos podem ser eliminados ou conservados, caso possuam valor secundário que justifique a sua conservação permanente.
O fundo da AEESEIG pode ser considerado como um arquivo definitivo, uma vez que os documentos que o constituem têm, em geral, pouca utilidade administrativa, sendo considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação [de acordo com o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro - Regime geral dos arquivos e do património arquivístico - estipulado no artigo 4º, alínea c).[b]
Dado que a documentação do fundo a ser tratado deixou de ser consultada pelo organismo ou entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação, justifica-se que esta documentação seja avaliada, com a finalidade de se determinar a sua conservação caso se considere possuir valor secundário que o justifique, caso contrário deverá ser eliminada (para tal serve o preenchimento do auto de eliminação).
[a] ROUSSEAU, Jean Yves; COUTURE, Carol – Os fundamentos da disciplina Arquivística. Lisboa: Publicações D. Quixote, 1998 (Nova Enciclopédia, 56). Capítulo 4 [b] . DECRETO-LEI nº 16/93 de 23 de Janeiro. Diário da República. I Série. Nº 19 (23/01/1993). 264-270. [em linha]. [Consult. em 09 Mar. 2009]. Disponível em www: <url: http://www.isel.pt/pInst/Servicos/ServDocPublicacoes/docs/PDFarquivo/16-93%5B1%5D.pdf>
No que se refere ao presente trabalho, este irá incidir na caracterização de um sub-fundo, designado por: sub-fundo ESEIG-VC 1991-2001. No entanto, o nosso compreende somente as datas extremas de 1999 a 2001.
Todo o sistema de avaliação documental é gerido e sustentado em grande parte no recurso à teoria das três idades dos documentos de arquivo, segundo a qual os documentos produzidos ou recebidos por um organismo [neste caso, a AEESEIG] no decurso das suas actividades estão sujeitoS a um ciclo de vida constituído por três fases sucessivas, ao longo dos quais o seu valor se transforma. Desta forma, segue-se a explicitação das mesmas [a]) :
1. A Fase activa [o chamado arquivo corrente] – onde os documentos são usados de uma forma plena e regular para o cumprimento das actividades que justificaram a sua produção.
2. A Fase semi-activa [o arquivo intermédio] – onde a documentação não sendo já objecto de uso corrente, os documentos continuam a ser esporadicamente utilizados pelo organismo produtor.
3. A Fase inactiva [o arquivo definitivo] – os documentos já não são úteis ao organismo produtor, tendo sido cumpridos todos os objectivos que originaram a sua produção. Estes documentos podem ser eliminados ou conservados, caso possuam valor secundário que justifique a sua conservação permanente.
O fundo da AEESEIG pode ser considerado como um arquivo definitivo, uma vez que os documentos que o constituem têm, em geral, pouca utilidade administrativa, sendo considerados de conservação permanente, para fins probatórios, informativos ou de investigação [de acordo com o Decreto-Lei n.º 16/93, de 23 de Janeiro - Regime geral dos arquivos e do património arquivístico - estipulado no artigo 4º, alínea c).[b]
Dado que a documentação do fundo a ser tratado deixou de ser consultada pelo organismo ou entidade produtora no âmbito dos fins que motivaram a sua criação, justifica-se que esta documentação seja avaliada, com a finalidade de se determinar a sua conservação caso se considere possuir valor secundário que o justifique, caso contrário deverá ser eliminada (para tal serve o preenchimento do auto de eliminação).
[a] ROUSSEAU, Jean Yves; COUTURE, Carol – Os fundamentos da disciplina Arquivística. Lisboa: Publicações D. Quixote, 1998 (Nova Enciclopédia, 56). Capítulo 4
[b] . DECRETO-LEI nº 16/93 de 23 de Janeiro. Diário da República. I Série. Nº 19 (23/01/1993). 264-270. [em linha]. [Consult. em 09 Mar. 2009]. Disponível em www: <url: http://www.isel.pt/pInst/Servicos/ServDocPublicacoes/docs/PDFarquivo/16-93%5B1%5D.pdf>